GENERALIDADES

  1. ICDL COLOMBIA ha identificado el siguiente proceso como responsable de capturar y manejar la información y datos personales de personas naturales, aliados, clientes, interesados, entre otros: Soporte TI.
  2. El proceso responsable del tratamiento de datos, debe garantizar que la información del titular es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En ningún caso los responsables del manejo de los datos podrán modificar los mismos o presentarlos de manera incompleta, fraccionada o que induzcan al error.
  3. El proceso responsable -Soporte TI- debe garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada la relación con alguno de los clientes, aliados, usuarios, entre otros.
  4. El proceso responsable -Soporte TI- debe asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
  5. En ningún caso, los procesos responsables podrán capturar y realizar algún tipo de tratamiento a los datos sensibles del titular de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.
  6. En caso que alguno de los procesos responsables decida entregar, compartir o vender las bases de datos con otras entidades, debe asegurarse que cuenta con la autorización de los titulares para realizar esta acción y debe llevar registro de los datos transferidos y a la entidad a la que se transfirieron. El receptor de estas bases de datos sólo podrá utilizar la información para los propósitos que se encuentren en el ámbito de la autorización otorgada por el titular de los datos.
  7. En ningún caso, los procesos responsables del manejo de los datos, podrán circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  8. Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y solo cuando se cuente con la autorización de los titulares de los datos.
  9. El Proceso de Soporte TI debe asegurar que los datos personales de personas naturales, salvo información pública, (nombre, número de cédula de ciudadanía o datos del registro mercantil) no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación y comunicación, de acuerdo al principio de acceso y circulación restringida establecida en la Ley 1581 de 2012.
  10. El Proceso de Soporte TI debe conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  11. El Proceso de Soporte TI debe informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

Los procesos responsables del manejo de los datos, deben solicitar al titular la autorización previa para capturar y dar tratamiento a sus datos personales e informarle:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo
  • Los derechos que le asisten como titular de acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento
  1. En el caso que un titular que no esté registrado en las bases de datos de ICDL COLOMBIA y no dé la autorización del uso de sus datos, las procesos responsables del manejo de los datos, no podrán capturar la información del titular.
  2. En el caso que un titular registrado en las bases de datos de ICDL COLOMBIA no dé la autorización del uso de sus datos, el área responsable del mismo debe pedirle al titular que envíe una solicitud formal a ICDL COLOMBIA para la supresión de sus datos, indicando el medio por el cual quiere obtener la respuesta a su solicitud e informarle el tiempo que se demora el proceso. El área responsable debe dar respuesta a la solicitud y eliminar el registro de la base de datos en el tiempo establecido.
  3. El tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales y eliminar el registro en las bases de datos es de 15 días hábiles.
  4. Los procesos responsables del tratamiento de la información, están en la obligación de conservar indefinidamente la autorización otorgada por el titular por el medio que consideren pertinente y entregar una copia de este documento en el caso que sea solicitado por el titular o por sus causahabientes.
  5. Los procesos responsables del tratamiento de la información deben conservar y proteger la autorización de uso de los datos de acuerdo a las políticas de “Administración de Registros” establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.
  6. Los procesos responsables del tratamiento de la información deben conservar la solicitud de supresión de los datos de un titular.

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. Los procesos responsables del manejo de los datos, deben garantizar el derecho del titular o de sus causahabientes a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  2. En ningún caso los procesos responsables del manejo de la información podrán realizar el tratamiento de los datos sin la autorización del titular.
  3. En ningún caso los procesos responsables del tratamiento de la información, podrán realizar el hacer uso o manipulación de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (nombre y datos del registro civil) bajo la respectiva aprobación de su representante.

 

CONSULTAS

  1. ICDL COLOMBIA ha establecido que el titular o sus causahabientes podrán solicitar la consulta de la información personal que reposa en las bases de datos del ICDL COLOMBIA, a través de la opción de “Ayuda” ubicada en la página Web www.icdlcolombia.org o mediante un escrito dirigido al proceso de servicio al cliente a la dirección de la oficina principal Calle 86A No. 13A – 09 Oficina 406 adjuntando copia de la cédula de ciudadanía.
  2. ICDL COLOMBIA ha establecido que en los casos que los causahabientes del titular realicen la solicitud de consulta de la información que reposa en las bases de datos de ICDL COLOMBIA, se debe solicitar un documento que soporte el parentesco con el titular de lo contrario no se podrá dar trámite a la solicitud.
  3. En caso que el titular o sus causahabientes realicen la solicitud de consulta a través de servicioalcliente@icdlcolombia.org, el Líder de Servicio al Cliente de ICDL COLOMBIA, debe direccionarla a las procesos responsables del tratamiento de la información en un tiempo máximo de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  4. En caso que el titular o sus causahabientes realicen la solicitud de consulta por medio escrito, la Recepcionista debe direccionarla al Líder de Servicio al Cliente de ICDL COLOMBIA, en un tiempo máximo de 2 día hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y el Auxiliar de Servicio al Cliente deberá incorporarla en la herramienta en un tiempo máximo de 2 días hábiles.
  5. Los procesos responsables del tratamiento de los datos, deben suministrar al titular o a sus causahabientes la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular y/o el uso que se le ha dado a sus datos a través de la Consola de Servicios Web en un término máximo de 9 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma y debe ser enviada mediante el medio que haya requerido el titular
  6. Los procesos responsables del tratamiento de la información deben mantener los registros de las solicitudes y de las respuestas dadas a los titulares o causahabientes.
  7. En caso que no se pueda atender la consulta en el tiempo establecido, los procesos responsables del manejo de los datos, deben informar al titular o al causahabiente los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

RECLAMOS

  1. ICDL COLOMBIA ha establecido que el titular o sus causahabientes podrán interponer un reclamo frente a la información contenida en la base de datos o un incumplimiento de los deberes establecidos en la ley, a través de la opción “Ayuda” ubicada en la página Web www.icdlcolombia.org o mediante un escrito dirigido al proceso de servicio al cliente a la dirección de la oficina principal Calle 86A No. 13A – 09 Oficina 406 adjuntando copia de la cédula de ciudadanía.
  2. ICDL COLOMBIA ha establecido que en los casos que los causahabientes del titular realicen un reclamo, se debe solicitar un documento que soporte el parentesco con el titular de lo contrario no se podrá dar trámite al reclamo.
  3. En caso que el titular o sus causahabientes realicen la solicitud de consulta a través de servicioalcliente@icdlcolombia.org, el Líder de Servicio al Cliente de ICDL COLOMBIA, debe direccionarla a las procesos responsables del tratamiento en un tiempo máximo de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  4. En caso que el titular o sus causahabientes interpongan una queja por medio escrito, la Recepcionista debe direccionarla al área de Servicio al Cliente  de ICDL COLOMBIA, en un tiempo máximo de 2 día hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y el Auxiliar de Servicio al Cliente deberá incorporarla en la herramienta en un tiempo máximo de 2 días hábiles.
  5. Las procesos responsables del manejo de los datos, deben verificar que la reclamación contenga toda la información exigida en la ley (identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que quiera hacer valer) o de lo contrario debe contactar al titular o al causahabiente dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que complemente la información y sea tramitada.
  6. En caso que el titular o su causahabiente no complemente la información transcurridos sesenta (60) días desde la fecha de la reclamación se entenderá que esta ha sido desistida y el área responsable del tratamiento deberá informarle al Auxiliar de Servicio al Cliente para que finalice la reclamación en el sistema.
  7. Una vez recibido el reclamo con la información completa, el responsable del área encargada del tratamiento debe incluir en la base de datos una leyenda de “Reclamo en Trámite” y el motivo del reclamo en un término no mayor a 2 días hábiles.
  8. El responsable debe enviar la respuesta a la reclamación del titular o a su causahabiente al Auxiliar de Servicio al Cliente de ICDL COLOMBIA para que este la envíe por el medio que él haya solicitado.
  9. El término máximo para atender el reclamo será de 9 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo La información del titular que se encuentra en trámite de reclamación no debe ser usada por ningún responsable o encargado del manejo de la información en ICDL COLOMBIA.
  10. Los responsables de los procesos encargados del manejo de los datos, deben insertar en la base de datos la leyenda de “Información en Discusión Judicial”, una vez ICDL COLOMBIA haya sido notificada por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con el tratamiento de datos personales.
  11. Los responsables de los procesos encargados del manejo de los datos, deben abstenerse de circular la información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo sea ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  12. En caso que la Superintendencia de Industria y Comercio identifique un riesgo a la vulneración de los derechos fundamentales del titular, podrá solicitar a ICDL COLOMBIA el bloqueo temporal de los datos por lo cual los responsables de estos deberán garantizar que se efectúe esta acción de manera inmediata.
  13. Los responsables de los procesos encargadas del tratamiento de los datos personales deben brindar toda la información que requiera la Superintendencia de Industria y Comercio para el ejercicio efectivo de sus funciones.